Juntas Efectivas
Las juntas de trabajo son una gran herramienta para generar sinergia, colaboración, impulsar el desempeño y la identidad de los equipos.
Todos en algún momento hemos presenciado o asistido a una junta de trabajo, y en algún momento de nuestra trayectoria laboral, nos tocó o tacará ser los anfitriones de dicha situación; con base a tu experiencia como participante, piensas que tus reuniones no deben de ser ni aburridas, ni demasiado largas o incluso, innecesarias.
Puedes aprender a organizar bien una junta y asegurar que sea efectiva con las siguientes recomendaciones
¿Para qué convocar una junta?
Con el fin de alinear actividades y afinar los avances del trabajo o, simplemente, con el propósito de crear confianza y sinergia en el equipo.
Define claramente el objetivo de la reunión. y compártelo de manera previa para que todos los participantes lleguen preparados.
¿Quién debe asistir a la junta?
Únicamente las personas que participan activamente en el tema, que agregan valor o forman parte de las decisiones. Si hay alguien que debe ser informado se le puede compartir la minuta sólo en un correo.
Durante la junta:
- Se sugiere asignar roles durante una reunión para asegurar que será productiva:
Moderador: quien respete el tiempo de inicio y término, así como la agenda a seguir. Si se desvía el tema central, esta persona es responsable de hacerlo saber y reenfocar a los participantes.
Quien lleva la minuta: describir los acuerdos y acciones pendientes incluyendo a los responsables es fundamental para asegurar la efectividad.
- La puntualidad es clave: el tiempo es un recurso importante e invaluable, respetar el de los demás demostrará tu profesionalismo.
- Idealmente pedir no distraerse con celulares, laptops o multitasking, mantener el enfoque y atención plena permitirá cumplir el objetivo de la reunión.
- Haz uso de elementos audiovisuales: siempre que puedas apoya tus juntas con presentaciones, gráficas, etc. Los datos la harán más objetiva y dinámica.
- Fomenta la participación de todos los asistentes: si ya definiste que los participantes son clave en las reuniones asegura que tengan participación en las decisiones y acuerdos.
El seguimiento es clave:
Para que una junta sea realmente productiva debe tener seguimiento, compartir la minuta con los asistentes es importante, es una forma de honrar y dar seguimiento a los acuerdos.
Cuando convoques o participes en una junta de trabajo, ten presente que son una gran herramienta para el funcionamiento de una compañía siempre y cuando se lleve con efectividad.
